كتابة نماذج خطابات رسمية هي إحدى المتطلبات الأساسية الموضوعة من الجهات الرسمية بالدولة كشرط أساسي للحصول على الموافقة في العديد من الحالات وخاصة في حالات السفر للدول الأخرى كما أنه إحدى الشروط الأساسية في المشاريع الاستثمارية.
أهمية كتابة الخطابات الرسمية
تستخدم الخطابات الرسمية في الكثير من السياقات للتوجه وخطاب الجهات الرسمية والحكومية وغيرهم من الشركاء بين الشركات بالإضافة إلى عدة حالات أخرى حيث يوفر العديد من المميزات التي تشمل ما يلي:
التواصل مع الجهات الحكومية:
يحتاج الكثير من الناس والعاملين بالقطاع الحكومي للتواصل مع عدد من الجهات الرسمية لطلب النقل أو غيرها من المتطلبات الأخرى التي يتوقف الموافقة عليها على الأسلوب المستخدم للتواصل حيث يجب أن يكون على قدر من الجدية وتوافر الشروط الموضوعة من الجهات المختصة.
بناء الثقة:
الخطابات هي وسيلة تواصل فعالة بين الأفراد والجهات المختصة أو المؤسسات والشركاء وبعضهم البعض حيث يعكس الخطاب الاحترام المتبادل بينهم ويعكس النوايا بما يحتويه من أسلوب لغوي وطريقة كتابة مميزة.
الوضوح والبعد عن الغموض:
تتميز الخطابات الرسمية عن غيرها بطريقتها المباشرة والواضحة للحصول على الموافقة من الجهات الرسمية وغيرها من الطلبات، فالمحتوى الغير رسمي قد يساء فهمه ويؤدي لضياع الفرصة.
توثيق الأحداث والاتفاقيات:
يمكنك توثيق الأحداث الكبيرة والاتفاقيات مع الشركات والمؤسسات الأخرى من خلال الخطابات الرسمية وما تحمله من معلومات موثقة بشكل واضح ومباشر.
الإقناع والتأثير:
تعد كتابة الخطابات الرسمية واحد من أهم المتطلبات المتوقف عليها الحصول على الموافقة من الجهات الرسمية وذلك باستخدام أسلوب لبق ومُعبر عن الهدف الرئيسي بشكل دقيق ومباشر.
ما الفرق بين الخطابات الرسمية والغير رسمية؟
الخطابات هي طريقة للتواصل بين الأفراد وغيرها من الجهات. وتختلف الخطابات الرسمية عن الأخرى الغير رسمية في طريقة الصياغة ففي الخطابات الغير رسمية يمكن استخدام العامية فيها ولكن على الجهة الأخرى يجب استخدام الفصحى مع توفير الدقة اللغوية واستخدام الألفاظ اللبقة الواضحة والبعد عن الغموض لتضمن تحقيق هدفك بنجاح.
5 معايير مميزة نتبعها في شركة بلانز” لكتابة نماذج خطابات رسمية
يتوقف نجاح التواصل وفاعليته والحصول على الموافقة من الجهات المختصة على عدة خصائص. ومعايير معينة نوفرها لك من خبرائنا في المجال بشركة “بلانز” عبر ما يلي:
– الدقة اللغوية
نحرص على الكتابة الدقيقة والحفاظ على الدقة اللغوية. وخلو الخطابات من أي أخطاء نحوية أو لغوية تؤثر على المعنى وتؤدي لسوء الفهم، لتضمن تحقيق هدفك بنجاح.
– الصياغة الجيدة للخطابات
نمتلك المعرفة اللغوية الجيدة بالمصطلحات والأساليب اللغوية المختلفة ونعمل على اختيار أنسب الأساليب اللغوية المعبرة عن المعنى المراد بشفافية كبيرة.
– ترتيب الأفكار بتسلسل منطقي
تتضمن الخطابات العديد من الأفكار الموضحة للمعنى الرئيسي. حيث نعمل على ترتيبها بتسلسل منطقي لتؤدي كل فكرة لما بعضها ويمكن فهمها بسهولة.
– استخدام أسلوب لغوي بسيط
نحرص على الكتابة بأسلوب لغوي بسيط باستخدام الألفاظ الواضحة والممكن فهمها بسهولة لتضمن إيصال المعنى المطلوب بنجاح.
– توفير الشروط الموضوعة من الجهات المختصة
قد توضح الجهات المختصة بعض الشروط لكتابة الخطاب من الشكل العام وكيفية. ترتيب الأفكار وبعض العبارات الأخرى الواجب تضمينها، وهو ما نوفره لك لتضمن تحقيق هدفك بنجاح.
احصل على خدمة كتابة الخطابات الرسمية باحترافية من خلال خبراء شركة “بلانز” واضمن تحقيق هدفك بنجاح.
