كيف تعد نماذج خطابات رسمية جيدة ؟

كيف تعد نماذج خطابات رسمية جيدة ؟

نتعرض دوماً لمشاكل إدارية في العمل أو حين إنهاء بعض الأوراق الرسمية و نجدنا مضطرين لمخاطبة رئيس الجهة المختصة بخطاب رسمي، و حينها نكتشف اننا نسينا تماماً الاطلاع من قبل على نماذج خطابات رسمية ، و بالطبع وصول الطلب و النظر فيه لن يتم إلا بصيغته الرسمية، أحيانا يقوم البعض بكتابة نماذج خطابات رسمية للمواطنين بمبالغ مادية لعدم دراية الجماهير بذلك، لكن الأمر سهل جدا لتعلمه، لن يحتاج أكثر من الاطلاع على المقال.

طريقة كتابة نماذج خطابات رسمية

الخطاب الرسمي بطبيعة الحال يكون بين جهة حكومية او قسم ما وأخر لإتمام بعض العمليات المشتركة أو بين أحد المواطنين الذين يحصلون على خدمة حكومية و لديهم شكوى ما للجهة المختصة. بالطبع يختلف الخطاب من جهة لأخرى في تغيير اجزاءه وكذلك تؤثر مدى رسمية الخطاب ومستقبله في شكله، لكن هناك اجزاء رئيسية في الخطابات الرسمية يجب التعرف عليها.

أولا يجب أن تكون الورقة المستخدمة ورقة بيضاء سادة او مخططة؛ يوصى بعدم استخدام الأوراق المزركشة او اضافة اشكال على الورق نهائيا.

ثانيا يجب مراعاة مقدمة الصفحة وبيانات الجهة المقدم لها الخطاب وكذلك شعارها ان وجد؛ مثل تفاصيل أسم المؤسسة و الوزارة والمحافظة التابعة لها وتعرف بالترويسة.

ثالثا توضع الديباجة الخاصة بالجهة أو الشخص المرسل إليها الخطاب مثل؛ السيد الأستاذ الدكتور رئيس قسم العظام بالقصر العيني. ومن ثم تضاف التحية. ذكر الاسم والمركز أمرين مهمين بالطبع، و نجد كلمة إلى من يهمه الأمر كلمة رائجة في كثيرا من نماذج خطابات رسمية لكن في حال توافر الاسم و الوصف الدقيق للمركز يفضل كتابتهم.

رابعا يجب تجاوز أي إضافات للحديث و البدء بشرح الأمر كاملا و تلاوته على القارئ، يجب استخدام لغة سهلة بسيطة بالطبع والاختصار قدر الامكان في الوصف لتوفير العناء على المتلقي مما سيعطي انطباع جيد لديه عن كاتب الخطاب. يجب الاهتمام التام بتجنب الأخطاء الإملائية و كذلك الأخطاء النحوية البديهية. و من النقاط الهامة أيضا الاهتمام بكتابة التاريخ سواء في جسد الخطاب؛ في حال ذكر حالة ما وربطها بالتاريخ أو في مقدمة الخطاب او حتى في الختام بعد التوقيع، في كل الأحوال و جود التاريخ أمر هام للغاية خصوصا في الأحداث التي ترتبط بتسلسل معين يرتبط ما قبلها بما بعدها من تفاصيل.

خامسا تحري الدقة أمر يجب الاهتمام به بعناية فأي معلومة مغلوطة في الخطاب قد تتسبب بمشكلة في سرعة انهاء الخدمة و في بعض الأحيان قد يتعرض صاحبها للمساءلة القانونية في حال مست المعلومات المقدمة  أمر حساس أو معلومة  ذات اهمية كبيرة، الأرقام شيء هام للغاية أيضا خصوصا في حالة الأموال وكتابة معلومات عن حوالات أو قيمة مالية، لذا يجب الاهتمام بدقة الأرقام المكتوبة مع ملاحظة الخانة و قيمتها، مثل في الأموال التدقيق في قيمة المئات و الجنيهات و القروش، و لتوخي الحذر بشكل عام في الأمور الرسمية يجب كتابة المعاملات المالية بأرقام رياضية و أيضا بالحروف؛ تحديد قيمة الرقم بالكتابة مثل 300 جنيه ثلاث مائة جنيه فقط لا غير.

سادسا الخاتمة، عند كتابة الخاتمة في نماذج خطابات رسمية لا يحبذ الإطالة  في الكلمات لمليء فراغ الصفحة، يفضل دائما الاختصار قدر الإمكان  والاكتفاء بجمل الشكر الرسمية، “تفضلوا بقبول خطابي ولسيادتكم جزيل الشكر” و من ثم التوقيع أسفل الخطاب. و يفضل في حالة كتابة الخطاب على الحاسوب أن يكتب أسم المرسل بالكامل و من ثم يقوم بالتوقيع أسفل اسمه بخط اليد.

في الأخير يكونه الخطاب قد أنتهى كل ما عليك هو مراجعته الخطاب لغويا للتأكد من صحته التامة و عدم احتواءه على أخطاء املائية أو نحوية، و من ثم ثنيه و وضعه في مظروف رسمي و الحصول على دمغات وطوابع في حالة استلزمت الجهة المختصة ذلك.

 

Share on Facebook0Share on Google+0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0