كيف تعد نماذج خطابات رسمية جيدة؟

نتعرض دومًا لمشاكل إدارية في العمل أو حين إنهاء بعض الأوراق الرسمية ونجدنا مضطرين لمخاطبة رئيس الجهة المختصة بخطاب رسمي، وحينها نكتشف اننا نسينا تماماً الاطلاع من قبل على نماذج خطابات رسمية، وبالطبع وصول الطلب والنظر فيه لن يتم إلا بصيغته الرسمية، أحيانا يقوم البعض بكتابة نماذج خطابات رسمية للمواطنين بمبالغ مادية لعدم دراية الجماهير بذلك، لكن الأمر سهل جدا لتعلمه، لن يحتاج أكثر من الاطلاع على المقال.

طريقة كتابة نماذج خطابات رسمية

الخطاب الرسمي بطبيعة الحال يكون بين جهة حكومية او قسم ما وأخر لإتمام بعض العمليات المشتركة أو بين أحد المواطنين الذين يحصلون على خدمة حكومية و لديهم شكوى ما للجهة المختصة. بالطبع يختلف الخطاب من جهة لأخرى في تغيير اجزاءه وكذلك تؤثر مدى رسمية الخطاب ومستقبله في شكله، لكن هناك اجزاء رئيسية في الخطابات الرسمية يجب التعرف عليها.

أولا: يجب أن تكون الورقة المستخدمة ورقة بيضاء سادة أو مخططة؛ يوصى بعدم استخدام الأوراق المزركشة أو اضافة اشكال على الورق نهائيا.

ثانيا: يجب مراعاة مقدمة الصفحة وبيانات الجهة المقدم لها الخطاب وكذلك شعارها ان وجد؛ مثل تفاصيل أسم المؤسسة والوزارة والمحافظة التابعة لها وتعرف بالترويسة.

ثالثا: توضع الديباجة الخاصة بالجهة أو الشخص المرسل إليها الخطاب مثل؛ السيد الأستاذ الدكتور رئيس قسم العظام بالقصر العيني. ومن ثم تضاف التحية. ذكر الاسم والمركز أمرين مهمين بالطبع، ونجد كلمة إلى من يهمه الأمر كلمة رائجة في كثيرا من نماذج خطابات رسمية لكن في حال توافر الاسم و الوصف الدقيق للمركز يفضل كتابتهم.

رابعا: يجب تجاوز أي إضافات للحديث و البدء بشرح الأمر كاملا وتلاوته على القارئ، يجب استخدام لغة سهلة بسيطة بالطبع والاختصار قدر الامكان في الوصف لتوفير العناء على المتلقي مما سيعطي انطباع جيد لديه عن كاتب الخطاب. يجب الاهتمام التام بتجنب الأخطاء الإملائية و كذلك الأخطاء النحوية البديهية. ومن النقاط الهامة أيضا الاهتمام بكتابة التاريخ سواء في جسد الخطاب؛ في حال ذكر حالة ما وربطها بالتاريخ أو في مقدمة الخطاب أو حتى في الختام بعد التوقيع، في كل الأحوال وجود التاريخ أمر هام للغاية خصوصا في الأحداث التي ترتبط بتسلسل معين يرتبط ما قبلها بما بعدها من تفاصيل.

خامسا: تحري الدقة أمر يجب الاهتمام به بعناية فأي معلومة مغلوطة في الخطاب قد تتسبب بمشكلة في سرعة انهاء الخدمة وفي بعض الأحيان قد يتعرض صاحبها للمساءلة القانونية في حال مست المعلومات المقدمة  أمر حساس أو معلومة ذات اهمية كبيرة، الأرقام شيء هام للغاية أيضا خصوصا في حالة الأموال وكتابة معلومات عن حوالات أو قيمة مالية، لذا يجب الاهتمام بدقة الأرقام المكتوبة مع ملاحظة الخانة وقيمتها، مثل في الأموال التدقيق في قيمة المئات والجنيهات و القروش، ولتوخي الحذر بشكل عام في الأمور الرسمية يجب كتابة المعاملات المالية بأرقام رياضية وأيضا بالحروف؛ تحديد قيمة الرقم بالكتابة مثل 300 جنيه ثلاث مائة جنيه فقط لا غير.

سادسًا: الخاتمة، عند كتابة الخاتمة في نماذج خطابات رسمية لا يحبذ الإطالة  في الكلمات لمليء فراغ الصفحة، يفضل دائما الاختصار قدر الإمكان  والاكتفاء بجمل الشكر الرسمية، “تفضلوا بقبول خطابي ولسيادتكم جزيل الشكر” و من ثم التوقيع أسفل الخطاب. و يفضل في حالة كتابة الخطاب على الحاسوب أن يكتب أسم المرسل بالكامل و من ثم يقوم بالتوقيع أسفل اسمه بخط اليد.

في الأخير؛ يكون الخطاب قد أنتهى، كل ما عليك هو مراجعته الخطاب لغويًا، للتأكد من صحته التامة و عدم احتوائه على أخطاء إملائية أو نحوية، ومن ثم ثنيه و وضعه في مظروف رسمي والحصول على دمغات وطوابع في حالة استلزمت الجهة المختصة ذلك.