كيفية كتابة الخطاب بطريقة محترفة

هناك أشكالًا متنوعة للخطاب ومن أهم هذه الأشكال؛ هو الخطاب الذي يحمل كلاما مكتوبا وموجها من قبل فرد لمجموعة من الأشخاص بطريقة معينة وأسلوب محدد يعرف بـ”الخطاب” الذي يعد بمثابة طريقة لإيصال فكرة معينة من الكاتب لقارئ الخطاب أو الحديث معه بأسلوب علمي.

وعند كتابة الخطاب بشكل عام بمختلف أنواعها الرسمية وغيرها لابد وأن يراعي الكاتب الوضوح وتحديد مقدار الرسمية التي سوف تكون في الخطاب في حالة ما إذا كان الخطاب رسميًا، وهناك درجات لمدى رسمية الخطاب، فكتابة خطاب لمديرًا أو مسئولًا عن عمل ما يختلف عن كتابة خطاب لزميل تربط بينه وبين الكاتب علاقة وثيقة، ففي الحالة الأولى يكون الخطاب رسمياً من الدرجة الأولى، بعكس الحالة الثانية التي لا يكون فيها الخطاب رسميًا تمامًا، وهناك حالة وسط بين هذا وذاك وهي إذا كان المخاطب زميلًا لكاتب الخطاب، ولكن ليست بينه وبين الكاتب علاقة اجتماعية وطيدة وقوية، ففي هذه الحالة يكون هذا النوع من الخطابات هو نوع الخطاب شبه الرسمي.

 

أيضًا من الضروري أن يحدد المرسل الطريقة التي سوف يرسل بها الخطاب “يدويًا أم إلكترونيًا”، بالإضافة إلى أهمية وضع الترويسة التي تحتوى على الاسم والعنوان بالكامل في الأعلى، والرمز البريدي، ورقم الهاتف، والفاكس والتاريخ الخاص بالإرسال بصورة كاملة، وحتى نوع النشاط، أي باختصار هوية المرسل، لتسهيل عملية التواصل والرد، ويتم الاهتمام بالترويسة خاصة عند كتابة الخطابات الرسمية وتصميم الصفحة بشكل احترافي، بحيث يتم وضع الترويسة الخاصة بالمؤسسة المرسلة، وبداية الخطاب بالتحية، وبعدها اسم المرسل إليه مع استخدام والحفاظ على الألقاب، كذلك في حالة الخطاب الرسمي المكتوب بشكل احترافي، لابد وأن يتم الدخول في الموضوع بشكل مباشر ومركز وموجز دون الإطالة أو الدخول في تفاصيل شخصية حتى وإن كانت مجرد الاطمئنان على الأحوال، فهذا أمر غير محفز في الخطابات الرسمية بتاتًا.

فتحديد هدف كتابة الخطاب بشكل مباشر والدخول في صلب الموضوع، لابد وأن يتم في الخطابات الرسمية مع مراعاة الهدوء والإتزان أثناء الكتابة والمراجعة المتكررة عقب الانتهاء من كتابة الخطاب والتأكد من عدم المبالغة والمغالاة في استخدام الألفاظ.

وتختلف طريقة كتابة الخطاب الرسمي عن الخطابات الأخرى، حيث يحتاج ذلك النوع الأخير إلى الاستعداد بشكل مهاري واحترافي مرتفع لكتابته وتكوين الرؤية العامة عنه، لذا يجب تحديد طبيعة الخطاب المكتوب والفئة الموجهة إليها لمعرفة مدى الرسمية التي يتمتع بها الخطاب عن طريق معرفة مدى أهميته.

وهناك نصائح متعلقة بكتابة الخطاب الرسمي من أهمها، أهمية إعداد مسودة جيدة تضم الأفكار المتعلقة بموضوع الخطاب وأهم النقاط التي يجب أن يتضمنها، بالإضافة إلى أهمية اختيار نوع الورق الذي سوف يستخدمه المرسل للجهة المرسل إليها، حيث لابد ألا يكون الورق من  نوع الورق ذو السمك الرفيع الذي لا يبدو ذو أهمية نهائيًا، فلابد في الخطابات الرسمية التي تكتب بشكل احترافي مراعاة أيضًا نوعية الورق الذي تكتب عليه، بحيث تكون نوعية قوية وسميكة تعطي أهمية للشخص المتلقي وتمنحه الثقة في الإمساك بالخطاب وقراءته والتعامل معه بحرية وبشكل طبيعي، تأتي بعد ذلك الخطوة التالية لتجميع الأفكار والمعلومات وكتابتها في مسودة، واختيار نوع الورق الذي سوف تتم كتابة الخطاب عليه، وهي خطوة البدء الفعلي لكتابة الخطاب بشكل علمي وبأسلوب راقي من خلال برنامج معالج النصوص وورد احترافي يقوم بمراجعة بعض الأخطاء اللغوية كالهمزات والكتابة الخاطئة لبعض الكلمات التي قد تغفل عين الكاتب عنها، ومن ثم يجد أن ملف الورد قد قام بوضع خط معوج تحت الكلمة التي تحتاج إلى مراجعة من الكاتب والتي لا يجدها الورد الاحترافي في قاموسه، ثم بعد ذلك يقوم المرسل أو كاتب الخطاب بتغليفه في مظروف قيم وأنيق ويضع عليه رمز المؤسسة المرسلة، وبعد ذلك يتم إرسال الخطاب من خلال البريد العادي.

ومن الأمور التي لابد من عدم إغفالها من جانب كاتب الخطاب ومحرره عند كتابة خطابًا رسميًا بشكل احترافي، هي استخدام الخاتمة القيمة الملائمة لمتن الخطاب مع استخدام عبارات التقدير والاحترام التي يفضل استخدامها دائما في هذا النوع من الخطابات، مع ضرورة توقيع الخطاب بعد الخاتمة من خلال كتابة الاسم.



× مرحبًا، راسلنا واتساب الآن